Ob es sich um eine Konferenz oder eine Messe handelt, Unternehmen nutzen Corporate Events, um Menschen zusammenzubringen und zwischenmenschliche Beziehungen zu entwickeln, die in der strukturierten Umgebung des Büros nicht bestehen könnten. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, welche Arten von Corporate Events es überhaupt gibt und mit welchen Schritten Sie die Botschaft Ihres Unternehmen sinnvoll in das Eventmarketing einbinden können. Auf diese Weise erreichen Sie mit Corporate Events – in einer geschickten Kombination mit durchdachter Live Kommunikation – eine effektive Ergänzung Ihrer Unternehmenskommunikation.
Werfen wir dazu zunächst einen Blick auf die verschiedenen Arten von Firmenveranstaltungen, die für den Kommunikations Mix eines jeden Unternehmens unerlässlich sind.

Seminare und Konferenzen

Zweck: Unternehmen planen und veranstalten diese Treffen mit Zielgruppen und versorgen sie mit relevanten Informationen.

Beschreibung: Bei Seminaren handelt es sich in der Regel um eine kürzere Firmenveranstaltung, die zwischen einigen Stunden und einigen Arbeitstagen dauert. Sie haben einen oder mehrere Redner und halten im Allgemeinen alle Teilnehmer an einem Ort zusammen. Konferenzen hingegen umfassen in der Regel mehrere Sitzungen. Sie werden in der Regel in Hotels abgehalten, beginnen mit einem Hauptvortrag oder Event und bieten dann nach Themen gegliederte Sitzungen an.

Fachmessen

Zweck: Unternehmen nehmen häufig an Messen teil, um neue Kunden zu gewinnen. Firmen können sich auch dafür entscheiden, eine Messe, Marketing Events oder Kundenevents auszurichten oder zu sponsern, um ihr Image als Branchenführer bei den Besuchern zu stärken.

Beschreibung: Die Veranstaltungsplanung für Messen umfasst die Aushandlung von Sponsorentarifen und Verträge für Standflächen, Werbung, Verkaufsförderung und Redemöglichkeiten, bei denen die Unternehmensleitung sprechen kann. Messen finden in großen Räumen statt, in deren Rahmen die Produkte und Dienstleistungen in Form von Produktpräsentationen oder eine Reihe von Marketing-Maßnahmen von oft Hunderten von Anbietern präsentiert werden.

Retreats für Führungskräfte und Incentive-Programme

Zweck: Geschäftsentwicklung und Organisationsplanung sind in der Regel die Themen auf der Tagesordnung dieser Klausurtagungen, aber ebenso viel Wert wird bei den Corporate Events auf unterhaltsame Aktivitäten als Teil des ursprünglichen Anreizes und der Belohnung gelegt.

Beschreibung: Hier geben Unternehmen in der Regel mehr Geld pro Person aus, um diese Events zu organisieren. Executive Retreats und Incentive-Reisen dauern in der Regel zwischen drei und fünf Tagen und bei der Planung müssen die Auswahl des Standorts, die Unterbringung, der Transport, die Verpflegung, Geschäftstreffen, Golfen und andere Aktivitäten oder Erlebnisse berücksichtigt werden.

Meilensteine von Unternehmen oder Organisationen

Zweck: Corporate Events bieten einem Unternehmen oder einer Organisation außerdem die Möglichkeit, wichtige Meilensteine wie ein Jubiläum zu feiern.

Beschreibung: Firmenjubiläumsveranstaltungen variieren in ihrer Durchführung erheblich, folgen aber in der Regel ähnlichen Programmen wie Veranstaltungen zur Wertschätzung von Mitarbeitern und Kunden.

Meilensteine haben oft einen feierlichen Charakter und können sich auf die Mitarbeiter des Unternehmens beschränken oder auf Kunden, Lieferanten und sogar die örtliche Gemeinde ausgeweitet werden, je nach Größe und öffentlicher Präsenz des Unternehmens.

Teambildende Veranstaltungen

Zweck: Teambildende Veranstaltungen sollen das Vertrauen, den guten Willen und die Moral der Mitarbeiter stärken. Diese Veranstaltungen bieten den Mitarbeitern auch eine einzigartige Gelegenheit, Zeit miteinander zu verbringen, die nicht der Arbeit (oder Gewinnmaximierung) gewidmet ist. Teambuilding-Veranstaltungen sollen genau das bewirken, was ihr Name sagt.

Beschreibung: Gruppenaktivitäten im Freien und körperliche Aktivitäten im kleinen Personenkreis sind der Inbegriff und die Zielsetzung von Teambuilding-Veranstaltungen für Unternehmen. In der Tat haben sich Unternehmen im ganzen Land darauf spezialisiert, Teambuilding-Veranstaltungen in komplizierten, selbst entworfenen Indoor- und Outdoor-Parcours (das Engagement des ganzen Teams ist bei so einem Event gefragt!) durchzuführen. Teambuilding-Events können auch Workshops über Emotionen am Arbeitsplatz sowie Sensibilisierungstrainings umfassen.

Produkteinführungsveranstaltungen

Zweck: Veranstaltungen und Corporate Events zur Produkteinführung können von internen Treffen, bei denen alle Mitarbeiter über bevorstehende Produkte informiert werden, bis hin zu großen Einführungs-Events reichen, bei denen Kunden und Medien von der Markteinführung eines Produkts begeistert sind. Produkteinführungsveranstaltungen sind am häufigsten bei Unternehmen im Bereich Business-to-Consumer (B2C) zu finden und dienen als Instrument des Corporate Eventmarketings und der Kommunikationspolitik.
Beschreibung: Markteinführungsveranstaltungen dienen dazu, vor der Markteinführung eines Produkts die Aufmerksamkeit der Medien auf sich zu ziehen und die Branche zu begeistern. Diese Veranstaltungen können eine auffällige Produktvorstellung sowie eine Ansprache der wichtigsten Führungskräfte des Unternehmens beinhalten. Je nach Branche ähneln große Produkteinführungen auch eher Partys mit bekannten Gästen, Abendessen und Unterhaltung. Apple und Tesla sind zwei Unternehmen, die dieses Modell perfektioniert haben.

Vorstandssitzungen und Aktionärsversammlungen

Zweck: Corporate Events wie Vorstandssitzungen und Aktionärsversammlungen erfüllen beide wichtige Zwecke. Vorstandssitzungen bieten den Vorstandsmitgliedern die Möglichkeit, die Unternehmensleistung zu überprüfen und sich mit den Führungskräften des Unternehmens auszutauschen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Im Unterschied dazu bieten Aktionärsversammlungen den Unternehmen die Möglichkeit, ihren Aktionären in diesem Rahmen die jüngsten Leistungen, Ziele, zukünftigen Ziele und Geschäftsstrategien mitzuteilen.

Beschreibung: Diese beiden Arten von Versammlungen, die jährlich, halbjährlich oder sogar vierteljährlich stattfinden, können kleine interne Treffen von Vorstandsmitgliedern oder prestigeträchtige Großveranstaltungen oder Events für Aktionäre sein, deren Größe von der Größe des Unternehmens und der Beteiligung der Aktionäre abhängt. Ein gut organisiertes Corporate Event ist eine fantastische Möglichkeit, einem Unternehmen zu helfen, seine Ziele zu erreichen und seinen Kundenstamm und seinen Ruf aufzubauen. In unserer Blogreihe “Event Masterclass” haben wir bereits viele Details zur Planung und Durchführung einer Veranstaltung behandelt (Corporate Event Project Management). In diesem Artikel möchten wir einen kurzen Überblick über die 10 wichtigsten Zutaten (sog. Eventmarketing-Strategien) für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung geben.


Corporate Event Management: In 10 Schritten zum perfekten Corporate Event


1. Definieren Sie die Ziele der Veranstaltung

Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Veranstaltung durchzuführen, haben Sie sich wahrscheinlich schon Gedanken darüber gemacht, was Sie damit erreichen wollen – also welches Ziel Sie haben. Die Formulierung dieses abstrakten Ziels in greifbare und letztlich verfolgbare Ziele ist der erste Schritt im Planungsprozess eines Events. Ganz gleich, ob es darum geht, den Wiedererkennungswert einer Marke zu steigern, Leads zu generieren, Kunden an sich zu binden, Marktforschung zu betreiben oder Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen durchzuführen – die Definition Ihrer Ziele von Anfang an ist entscheidend für die Festlegung des Umfangs und der Art der Veranstaltung, die Sie durchführen wollen, und – wie wir im nächsten Punkt sehen werden – für die Frage, wen Sie einladen müssen.

2. Bestimmen Sie Ihr Zielpublikum

Wie bei jeder Marketingmaßnahme besteht einer der ersten Schritte bei der Planung eines Corporate Events darin, die Zielgruppe zu bestimmen. Diese eine Entscheidung wird mehr als fast jede andere die Bedingungen für alle anderen Entscheidungen diktieren, die Sie in der Planungsphase der Veranstaltung treffen.
Um zu verstehen, wer Ihr Publikum ist, reicht es nicht aus, Ihre Kunden- oder E-Mail-Marketing-Datenbank anzuzapfen. Ein wichtiges Element Ihrer Strategie sollte auch sein, herauszufinden, wer in Ihrem Markt oder Ihrer Branche die wirklichen “Influencer” oder “Hot Prospects” sind, damit Sie diese mit maßgeschneidertem oder personalisiertem Marketing ansprechen können. Wenn Sie wissen, wer Ihre Zielgruppen sind, ist es viel einfacher, sich auf das Endziel zu konzentrieren und darauf, was Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Dies wird auch Ihre Werbemittel und Marketingaktivitäten stark beeinflussen.

3. Geben Sie den Menschen einen Grund zur Teilnahme

Genauso wichtig wie die Bestimmung der Zielgruppe ist es, herauszufinden, wie Sie sie für Ihr Event gewinnen können und was sie von dem Tag haben werden. Erst dann können Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie von ihrer Teilnahme profitieren können, sei es durch die Generierung von Leads, den Aufbau einer Marke oder die Weitergabe von Wissen. Mit anderen Worten: Sie kennen Ihre Ziele, aber was sind die Ziele Ihres Publikums? Was bieten Sie auf der Veranstaltung an, das die Menschen zur Teilnahme bewegen wird?
Eine Messe oder Ausstellung beispielsweise bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, neue Produkte zu entdecken, Ihre eigenen Produkte vorzustellen oder auf dem Event neue Geschäftsbeziehungen zu knüpfen. Bei einer Einführung von Produkten für Verbraucher erwartet man an Marketing-Maßnahmen eher eine Partyatmosphäre mit Live-Unterhaltung, kostenlosen Produktproben oder Geschenken und vielleicht sogar prominenten Gästen.

4. Marketing Events: Machen Sie das Beste aus den sozialen Medien

Ein ideales Kommunikationsinstrument: Die sozialen Medien eignen sich hervorragend für die Werbung für Unternehmensveranstaltungen, da es so einfach ist, eine Community aufzubauen und im Vorfeld der Veranstaltung über bereits bestehende Netzwerke oder Personen für Aufsehen zu sorgen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einen eindeutigen Hashtag zu kreieren und ihn auf allen Werbematerialien zu verwenden, die sich auf die Veranstaltung beziehen, einschließlich der Veranstaltungswebsite und anderer Online-Materialien (wie z. B. ein Newsletter oder eBook) sowie aller Poster, Broschüren und anderer gedruckter Materialien des Marketings, die Sie verwenden. Diese Eventmarketing-Strategie wird höchstwahrscheinlich einen wesentlichen Beitrag zu Ihrem Kommunikationserfolg leisten!
Aber das ist noch nicht alles… Die sozialen Medien eignen sich auch hervorragend für Mini-Events für die Mitglieder in den Wochen vor dem großen Corporate Event. Veranstalten Sie einen Twitter-Chat, um über die Veranstaltung zu sprechen, und laden Sie vielleicht einige Ihrer Hauptredner oder prominenten Teilnehmer zu einem Beitrag ein. Sie können die sozialen Medien auch nutzen, um für Webinare zu werben, Wettbewerbe und Werbegeschenke zu veranstalten und Ihre Gastredner zu präsentieren. Was den letztgenannten Punkt betrifft, sollten Sie auch den Einfluss der sozialen Netzwerke Ihrer gebuchten Redner nutzen, indem Sie sie ermutigen, Ihre Veranstaltung so oft wie möglich in ihren eigenen Beiträgen und Updates zu erwähnen.

5. Erstellen Sie einen detaillierten Finanzplan

Dies ist selbst für kleine Veranstaltungen wichtig, da die Kosten des Events wahrscheinlich eine der Messgrößen zur Analyse sind, anhand derer Sie den Erfolg der Veranstaltung bestimmen. Ein vorläufiger Finanzplan sollte Kostenvoranschläge sowie Angaben darüber enthalten, wie Sie die Veranstaltung finanzieren wollen, sei es durch den Verkauf von Eintrittskarten, durch Sponsoring, durch ein internes Budget oder durch alle drei Möglichkeiten. Sobald Sie einen Finanzplan aufgestellt haben, ist es wichtig, dass Sie versuchen, sich daran zu halten.

6. Finden Sie relevante Sponsoren (und behandeln Sie sie gut)

Die Unterstützung durch einen oder mehrere Sponsoren kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihr Veranstaltungsbudget ein wenig zu strecken, aber wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, sollten Sie zwei wichtige Punkte beachten. Erstens: Wählen Sie Sponsoren, die für Ihre Institution und Ihre Veranstaltung relevant sind. Idealerweise sollten Ihre Organisation und Ihre Sponsoren denselben Zielmarkt haben oder für ihn relevant sein. Zweitens sollten Sie eine klare Vereinbarung treffen, in der festgelegt ist, was Ihre Sponsoren in Bezug auf Werbung und andere Vergünstigungen erhalten. Seien Sie hier großzügig (es gibt keinen Grund, dies nicht zu tun), und wenn Ihre Sponsoren mit ihrem Teil der Abmachung zufrieden sind, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sich in Zukunft wieder an sie wenden können.

7. Scheuen Sie sich nicht, zu delegieren

Jede Art von Corporate Event ist ein großes Unterfangen, aber je größer die Veranstaltung ist, desto komplizierter wird sie auch. Unabhängig von der Größe der Veranstaltung sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, alle Aspekte der Planung und Organisation selbst zu übernehmen. Hoher Stress hilft Ihnen nicht, einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn die Zeit der Krise näher rückt. Unterschätzen Sie auch nicht den Verwaltungsaufwand, den Papierkram und die Telefonate, die selbst bei der Organisation von Kleinstveranstaltungen anfallen. Die Zusammenarbeit mit einem Corporate -Event-Management-Unternehmen wie Outsourced Events kann Ihnen viel Zeit, Geld und lange, stressige Abende im Büro ersparen, wenn Sie versuchen, die Dinge vor dem großen Tag des Events zu organisieren.
Wenn Sie letztendlich für die Veranstaltung verantwortlich sind, sollten Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team absprechen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Events pünktlich und auf dem richtigen Weg sind. Teilen Sie jedem Teammitglied mit, dass Sie regelmäßige Aktualisierungen erwarten, und machen Sie auch alle anderen Erwartungen an das Event von Ihren Seiten deutlich.

8. Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort

Bei der Planung eines Corporate Events sind nur wenige Details so wichtig wie der Veranstaltungsort. Das liegt zum einen daran, dass er den größten Teil des Veranstaltungsbudgets verschlingt, aber auch daran, dass er den größten Einfluss auf den Erfolg der Veranstaltung hat. Ein großartiger Veranstaltungsort passt zum Ton und zum Zweck der Veranstaltung und bietet alle notwendigen Annehmlichkeiten sowie genügend Platz für Ihre Gäste, Mitarbeiter und sonstige Teilnehmer.
Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, was der Veranstaltungsort bietet (Sicherheit, Catering usw.) und was Sie selbst bereitstellen müssen. Vergessen Sie auch die kleinen Dinge nicht, z. B. die Lage der Steckdosen und ob der Veranstaltungsort über ein eigenes WLAN verfügt. Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist erstaunlich, wie oft solche Details bei Corporate Events übersehen werden.

9. Planen Sie den Transport sorgfältig

Bei großen Veranstaltungen, insbesondere bei solchen, die außerhalb der Stadt stattfinden oder sich über ein großes Gebiet erstrecken, kann der Transport eine sehr wichtige Rolle spielen, damit Sie Ihren Gästen ein nahtloses Gesamterlebnis bieten können, und zwar von dem Moment an, in dem sie den Flughafen oder Bahnhof verlassen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Transportmöglichkeiten bis ins kleinste Detail planen, aber genauso wichtig ist es, dass Ihr Plan genügend Spielraum für eventuelle Änderungen am Tag der Veranstaltung bietet. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede geplante Route und jedes Verkehrsmittel einen Notfallplan haben, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer und Kunden die gewünschten Ziele erreichen können.

10. Seien Sie flexibel

Die Planung eines großen Corporate Events ist keine leichte Aufgabe. Es gibt buchstäblich Hunderte von kleinen und großen Details, die geplant und berücksichtigt werden müssen, und es ist fast garantiert, dass mindestens eine Sache nicht so abläuft, wie Sie es sich vorgestellt haben, oder Sie in Verzug bringt. All dies bedeutet, dass Flexibilität bei der Planung einer großen Veranstaltung von entscheidender Bedeutung ist. Daher ist es wichtig, dass Sie den Überblick über die gesamte Veranstaltungsstrategie und -planung behalten und sich nicht in den täglichen Verwaltungsaufgaben und Details verzetteln. Die Zusammenarbeit mit einem seriösen und erfahrenen Eventmanagement-Unternehmen ist sicherlich eine Möglichkeit, dies zu erreichen.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Event nicht genau so abläuft, wie Sie es sich vorgestellt haben. Corporate Event Management ist eine Kunst, die sich von vielen anderen Arten von “herkömmlichen” Events stark abhebt. Solange Sie Ihre Hauptziele – Zweck und Zielgruppe – nicht aus den Augen verlieren, sind Sie auf dem besten Weg, eine gelungene Veranstaltung zu planen.