Die 6 Phasen der Eventplanung

Bei der Planung einer Veranstaltung, sei es eine Kundenveranstaltung, ein Mitarbeiterevent oder eine klassische Konferenz – bedarf es einer vorbereitenden Projektplanung.

PHASE 1: VORBEREITUNG

Zum Projektstart ist eine genaue Definition des Eventinhaltes sowie eine eindeutige und messbare Formulierung des Eventziels ein wesentliches Kriterium für den späteren Eventerfolg. Zusammen mit dem Auftraggeber der Veranstaltung werden die Ausgangslage und das Ziel schriftlich fixiert, um später die Ergebnisse des Events mit den ursprünglichen Anforderungen vergleichen und bewerten zu können. In dieser Phase werden standardisierte Checklisten verwendet, um eine einheitliche Durchführung dieser für den Projekterfolg wichtigen Phase zu gewährleisten.

PHASE 2: KONZEPT

Nach der Entwicklung des Grob- und Feinkonzepts werden Strukturpläne erstellt, die das Projekt/Event inhaltlich und organisatorisch strukturieren. Das Konzept muss vom Auftraggeber abgenommen und bestätigt werden. Dies sichert ein gemeinsames Verständnis des Projektablaufes und der Projektziele. Gleichzeitig gewährleistet der Eventplaner somit auch einen professionellen Umgang mit Abweichungen, Veränderungen und Risiken im Projekt.

PHASE 3: DETAILPLANUNG

Durch die Definition von Arbeitspaketen und Projektmeilensteinen sowie durch Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung wird das Event inhaltlich und organisatorisch strukturiert. Der Fortschritt bei der Durchführung des Projektes wird somit mess- und überwachbar. Durch diese Handhabung kann der Eventplaner garantieren, dass Fehlentwicklungen und Abweichungen durch stetige Soll-Ist-Vergleiche frühzeitig erkannt und behoben werden.

PHASE 4: UMSETZUNG

Die planmäßige Projektdurchführung wird durch das Projektcontrolling überwacht. Die Kommunikation innerhalb des Projektteams wird über regelmäßige Projektmeetings und Statusberichte sichergestellt. Durch im Vorwege geplante Zwischenabnahmen wird gewährleistet, dass der Auftraggeber stetig über den aktuellen Projektablauf informiert ist. Des Weiteren kann auf diesem Wege auch auf mögliche Interpretationsprobleme von Anforderungen schnell reagiert werden.

PHASE 5: EVENT

Die Durchführungsphase des Events beginnt, wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Dazu gehören im Detail:

Anlieferung der Technik, der Dekorationsobjekte, des Caterings und der Bestuhlung
Aufbau der Location / Veranstaltungsfläche
Generalprobe & Soundchecks
Teilnehmerregistrierung
Leitung und Führung der Gäste
Teamführung
Regie des Events
Durchführung der Veranstaltung
Abbau und Reinigung der Location / Veranstaltungsfläche
Abnahme der Location durch den Betreiber

PHASE 6: NACHBEREITUNG

Die Finalphase oder auch Nachbereitung, dient der kontrollierten Beendigung des Projektes. Hier prüft der Eventplaner ob alle vereinbarten Leistungen erfüllt und seitens des Auftraggebers abgenommen sind. Das Event wird vom Projektteam systematisch ausgewertet und abgerechnet, um für nachfolgende Veranstaltungen die Kalkulationsbasis zu verbessern. Zudem wird das finalisierte Event in geeigneter Form archiviert. Diese Unterlagen werden auf Wunsch auch dem Kunden zur Verfügung gestellt.

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