Sponsorengewinnung in der Veranstaltungsbranche

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, stehen Sie gleichzeitig auch immer vor einer großen Frage: Wie werden Sie diese finanzieren? Etablierte Unternehmen können vielleicht auf ein großzügiges Marketingbudget zurückgreifen – aber kleinere Unternehmen brauchen wahrscheinlich etwas Hilfe. Eine gute Finanzierungsmöglichkeit? Sponsoren.

Einen Sponsor zu finden kann jedoch vergleichbar sein mit dem Versuch, sich erfolgreich für einen neuen Job zu bewerben. Einige Ihrer Vorschläge werden abgelehnt oder erhalten überhaupt keine Antwort. Zum Glück gibt es ein paar Strategien, die Sie anwenden können, um Ihre Veranstaltung zu einer attraktiven Sponsoring-Möglichkeit zu machen.

Für viele Veranstaltungen ist das Sponsoring der Schlüssel zu einem schlagkräftigen Marketing. Neben der Beschaffung von Geldmitteln kann einer oder mehrere Veranstaltungs Sponsoren die Möglichkeiten eröffnen für:
  • Aufbau von Markenbekanntheit
  • Steigerung der Verkaufszahlen
  • Verbesserung des Markenimages
Alles in allem lässt sich aus dieser Art von strategischer Partnerschaft eine Menge herausholen. Aber nicht jede Veranstaltung braucht ein Sponsoring, um erfolgreich zu sein.

Es gibt viele Gründe, warum Veranstaltungen Sponsoren brauchen. Entgegen der landläufigen Meinung, muss es nicht schwierig sein, einen zu finden.

Woher wissen Sie also, ob Ihre Veranstaltung sie wirklich BRAUCHT? An den folgenden Parametern können Sie es erkennen:

Ihre Veranstaltung ist sehr groß und/oder hochkarätig, mit prominenten Rednern oder Gästen. Mediensponsoring stellt sicher, dass Ihre Veranstaltung reichlich Berichterstattung erhält. Ihre Veranstaltungsziele erfordern teure oder zusätzliche Budgetposten, die nicht bereits in den zugewiesenen Mitteln berücksichtigt sind. Wenn es Ihr Ziel ist, das Image Ihrer Marke in der Tech-Branche auszubauen, helfen Ihnen spezielle Extras wie intelligente Event-Badges oder eine mobile App, sich als Branchenführer zu profilieren. Sie müssen Ihren Kundenstamm vergrößern. Influencer wie Branchen-Blogger, lokale Prominente oder Top-Manager haben ein Publikum, dessen Interessen sich mit Ihrem Event überschneiden können. Wenn Sie diese Personen als Sponsoren gewinnen, übertragen Sie im Wesentlichen den Kundenstamm und festigen Ihr Markenimage in den Augen dieses neuen Marktes. Sie brauchen Hilfe bei der Planung von wichtigen Komponenten wie Veranstaltungsort, Transport oder Catering. Hotels, Transportunternehmen und sogar örtliche Restaurants können ihre Waren und Dienstleistungen zu Veranstaltungen beisteuern. Ihre Veranstaltung ist brandneu oder Ihre Marke muss ihren Ruf in der Branche erst noch aufbauen. Ein Sponsoring durch etablierte Unternehmen in Ihrem Bereich ist die beste Art von Testimonial. Es zeigt, dass sie das, was Sie tun, unterstützen. Eine gute Möglichkeit Ihre Zielgruppe zu beeinflussen. Natürlich gibt es viele Gründe, warum große und kleine Veranstaltungen Sponsoren brauchen. Und entgegen der landläufigen Meinung, muss es gar nicht so schwer sein, einen passenden zu finden. In der Tat ist alles, was dafür nötig ist, ein wenig Recherche und ein Verständnis dafür, welche Sponsoren am besten zu Ihrer Art von Veranstaltung passen.

8 Wege, um Sponsoren zu gewinnen

1. Verleihen Sie Ihrem Angebot einen “Wow”-Faktor, indem Sie es detailliert beschreiben und individuell anpassen.

Wenn Sie auf Jobsuche sind, schicken Sie schließlich auch nicht dasselbe generische Anschreiben an jedes Unternehmen. Dasselbe Prinzip gilt für Sponsoring Angebote für Veranstaltungen.
Ihr Angebot muss sich von anderen abheben. Schließlich liegen den potenziellen Sponsoren wahrscheinlich fast täglich Angebote wie Ihres vor. Warum also sollte das Unternehmen Ihre Veranstaltung sponsern und nicht andere Möglichkeiten nutzen?

Achten Sie bei Ihrem Sponsoring Angebot auf folgende Details:

Erzählen Sie die Geschichte Ihres Unternehmens. Hatte Ihr Unternehmen bescheidene Anfänge? Wurde es als Familienbetrieb für die lokale Gemeinschaft gegründet? Stellen Sie eine emotionale Verbindung her, um den Nerv des Sponsors zu treffen.
Beschreiben Sie, was Sie tun. Wie lautet Ihr Leitbild und wie wird Ihr Unternehmen diesem Leitbild täglich gerecht?
Beschreiben Sie die Demografie Ihrer Zielgruppe. Am besten ist es, wenn Ihr Zielmarkt mit dem des potenziellen Sponsors übereinstimmt. Auf diese Weise wissen die Sponsoren, dass sie mit einem Beitrag zu Ihrer Veranstaltung die richtige Zielgruppe erreichen. Geben Sie genau an, welche Mittel Sie benötigen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Legen Sie genau offen, wofür die Finanzierung verwendet werden soll, z. B. für die Miete des Veranstaltungsortes, das Essen, das Einfliegen von Gastrednern und so weiter.

2. Bieten Sie dem Sponsor Anreize.

Sponsoring muss eine Beziehung des Gebens und Nehmens sein. Die Sponsoren wollen natürlich so viel wie möglich für ihr Geld bekommen. Was haben die Sponsoren also von der Finanzierung Ihrer Veranstaltung?

Hier sind einige Ideen, um das Geschäft zu versüßen:
Bei Messen oder Ausstellungen können Sie dem Sponsor einen kostenlosen Stand anbieten.
Platzieren Sie den Namen oder das Logo des Sponsors auf Werbebannern und Flyern der Veranstaltung.
Erwähnen Sie das Unternehmen des Sponsors in Ihren Blogbeiträgen, E-Mail-Newslettern und Beiträgen in sozialen Medien.
Gewähren Sie Kunden, die das Produkt des Sponsors kaufen oder sich für dessen Service anmelden, veranstaltungsbezogene Gratiszugaben oder Rabatte.
Binden Sie das Logo des Sponsors in alle Ihre Werbeartikel ein.
Ermuntern Sie Ihre Follower in den sozialen Medien, die Inhalte des Sponsors zu “liken” oder zu teilen.

Wenn Sie bereit sind, mehr zu geben als zu nehmen, zeigt das den Sponsoren, dass es Ihnen ernst ist, die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.

3. Bieten Sie eine Lösung mit “minimalem Risiko” an.

Das Sponsoring Ihrer Veranstaltung ist ein Risiko, besonders wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist. Warum schlagen Sie deshalb nicht ein “Probeangebot” vor? Auf diese Weise muss der Sponsor keinen großen Verlust hinnehmen, wenn die Veranstaltung nicht gut läuft.
Diese Strategie funktioniert besonders gut, wenn Sie mit diesem Sponsor für zukünftige Veranstaltungen zusammenarbeiten möchten. Der Sponsor kann den Testlauf nutzen, um abzuschätzen, ob er mit Ihnen bei zukünftigen Veranstaltungen zusammenarbeiten möchte.

Natürlich benötigen Sie bei dieser Methode mehrere Sponsoren, um Ihre Veranstaltung vollständig zu finanzieren. Das ist keine schlechte Sache! Mit dieser Methode setzen Sie nicht alles auf eine Karte, indem Sie sich nur auf einen einzigen Sponsor verlassen.

4. Gehen Sie eine Partnerschaft mit etablierten Unternehmen ein.

Wenn Ihr Unternehmen jung oder klein ist, hat es vielleicht nicht genug Markenbekanntheit oder Glaubwürdigkeit, um Event-Sponsoren anzuziehen. Die Lösung? Wenden Sie sich an andere Unternehmen in Ihrer Branche und gehen Sie eine Partnerschaft ein, um die Veranstaltung umzusetzen.

Wenn potenzielle Sponsoren eine etablierte Marke sehen, die mit der Veranstaltung verbunden ist, haben sie möglicherweise mehr Vertrauen in die Veranstaltung. Sie sind möglicherweise besser in der Lage, eine größere Anzahl von Teilnehmern für die Veranstaltung zu gewinnen.

Welche Arten von Unternehmen eignen sich am besten für eine Partnerschaft? Suchen Sie nach Marken innerhalb Ihrer Nische, die keine direkten Konkurrenten sind. Andernfalls besteht ein Interessenkonflikt. Wenn Ihr Unternehmen z. B. Nahrungsergänzungsmittel verkauft, versuchen Sie, eine Partnerschaft mit einer Marke für Fitnessgeräte einzugehen.

5. Studieren Sie, was Ihre potenziellen Sponsoren vorhaben.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben über jeden Sponsor, bevor Sie ihn erreichen. Durchsuchen Sie die Nachrichten nach Dingen wie:

War der Sponsor in jüngster Zeit in irgendwelche Ereignisse verwickelt? Gab es Veränderungen im Unternehmen oder in der Führung? Haben wichtige aktuelle Ereignisse Auswirkungen auf das Geschäft des Sponsors? Führt er ein neues Produkt ein?

Nutzen Sie diese Momente, indem Sie sie in Ihrem Vorschlag vermerken und möglicherweise in die Veranstaltung einflechten. Wenn der Sponsor gerade ein neues Produkt auf den Markt gebracht hat, können Sie ihm helfen, es im Rahmen Ihrer Veranstaltung zu vermarkten. Wenn Sie sich an den Sponsor wenden, verkaufen Sie Ihre Veranstaltung als eine Gelegenheit, sein neues Produkt zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen.

Der beste Weg, um über Neuigkeiten des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben, ist, dem Blog und den sozialen Medien des Sponsors zu folgen und auf Nachrichtenseiten nach seinem Namen zu suchen.

6. Nutzen Sie Daten, um Investoren Vertrauen zu geben.

Am Ende des Tages werden Ihre Sponsoren ihre eigenen finanziellen Ziele für Ihre Veranstaltung haben. Und je zuversichtlicher sie sich fühlen, diese zu erreichen, desto besser. Aber es kann schwierig sein, genau zu beweisen, welche Art von Rendite sie erwarten können. Es sei denn, Sie stützen sich auf einige Veranstaltungsdaten.

Dieser Trick funktioniert nur dann wirklich, wenn Sie in der Vergangenheit ähnliche Veranstaltungen durchgeführt haben. Aber die gute Nachricht ist, dass er funktioniert. Hier sind einige Schlüsseldaten, die es wert sind, in Ihrem Pitch Deck genannt zu werden:
  • Bruttoeinnahmen aus Promotion
  • Anzahl der Check-Ins für die Veranstaltung im Vergleich zu den Anmeldungen
  • Anzahl der aktuellen aktiven Community-Mitglieder
  • Welche Branchen werden von den Top 25 % Ihrer Besucher repräsentiert?
  • Ihre Konversionsrate von Besuchen zu Käufen
  • Heimatland oder Region Ihrer Gäste
  • Engagement in den sozialen Medien
  • Potenzielle Publikumsreichweite, sowohl online als auch offline
Es gäbe noch zahlreiche weitere Beispiele, aber Sie verstehen die Idee: Jeder wertvolle Event-KPI ist geeignet. Die Bereitstellung dieser Art von Nachweisen zusammen mit der Dokumentation aus Ihrer Eventmanagement-Software wird für potenzielle Sponsoren sehr interessant sein.

7. Sorgen Sie für das richtige Timing.

Die Akquise von Event-Sponsoren ist eine Kunst für sich. Und Zeit ist in verschiedener Hinsicht ein wichtiger Aspekt.

Wenn es darum geht, die Sponsorensuche in Ihre langfristige Event-Timeline aufzunehmen, sollten Sie früh damit beginnen. Sich bis zum Entscheidungsträger vorzuarbeiten, erfordert Geduld, aber letztendlich lohnt es sich, mit der einflussreichsten Person im potenziellen Unternehmen zu sprechen. Respekt vor der Zeit eines potenziellen Sponsors zu zeigen, ist wichtig. Kurze E-Mails und Treffen zeigen, dass Sie ihn respektieren. Außerdem zeigt es, dass sie nicht über das hinaus investieren müssen, wozu sie ursprünglich zugestimmt haben. Und schließlich ist da noch der Zeitpunkt, wann man auf potenzielle Spondoren zugeht. Experten sagen, dass Mai, Juni und September die besten Monate sind, da die Verkaufszahlen dann wahrscheinlich am höchsten sind. Dezember, November, Juli und August (auch bekannt als die Urlaubsmonate) sind dagegen die schlechtesten Zeiten, um Sponsoren anzusprechen. Zusammenfassend lässt sich also sagen: Wann Sie es tun, wie Sie es tun und wie viel Zeit Sie für jeden Pitch aufwenden, bestimmt letztendlich die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Denken Sie letztlich daran, dass potenzielle Sponsoren Unternehmen sind – keine philanthropischen Organisationen. Sie wollen eine Gegenleistung für die Finanzierung Ihrer Veranstaltung.

Der Schlüssel ist es, ein effektiver Kommunikator zu sein und klar zu zeigen was Ihre Veranstaltung für den Sponsor wertvoll macht. Seien Sie selbstbewusst in Ihrer Herangehensweise und beleuchten Sie die Vorteile eines Sponsorings, indem Sie individuell auf die potenziellen Sponsoren eingehen.