In den letzten zwei Jahren hat die Veranstaltungsbranche stark gelitten. Es musste viel umgedacht werden und es mussten Lösungen gefunden werden, wie Veranstaltungen trotz Kontaktbeschränkungen möglich bleiben. Das hat zu einem regelrechten Boom bei virtuellen Veranstaltungen gesorgt. Von Meeting bis Konferenz – alles fand zwischenzeitlich digital statt.

Jetzt sind nach und nach auch wieder Veranstaltungen in Persona möglich und mit Blick in die Zukunft rücken hybride Modelle mehr und mehr in den Fokus von Planern und Marketern. Allzu oft werden hybride Veranstaltungen allerdings einfach als Synonym für Live-Streams verwendet. Das ist irreführend – und schlichtweg nicht richtig.
Doch was genau verbirgt sich dahinter, wo liegen die Chancen, aber auch die Herausforderungen bei der Umsetzung und sind hybride Veranstaltungen eine echte Option für die Zukunft unserer Branche? Was Sie rund um das Thema hybride Events wissen müssen, erklären wir Ihnen in diesem Blog-Artikel.

Definition: Was sind hybride Events?

Hybride Events sind reale Live-Events, die physisch an einem Ort stattfinden und durch digitale Technologien (wie zum Beispiel mobile Applikationen, Social Media oder Location based Services) gleichzeitig auch für ein Online-Publikum zugänglich gemacht werden. Das Online-Publikum wird dabei durch virtuelle Interaktionen in Echtzeit in die physisch stattfindende Veranstaltung einbezogen – es wird also nicht einfach nur ein Live-Stream des Events ins Internet übertragen.

Nicht verwechseln – Live-Stream und hybride Veranstaltung

Hybride Events sind also eine virtuelle Erweiterung von klassischen Live-Events. Sie verbinden das Beste aus zwei Welten und ermöglichen Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein und die Veranstaltung aktiv mitzugestalten. Eine reine virtuelle Übertragung einer physischen Veranstaltung macht das Ganze also noch lange nicht hybrid.

Entscheidend ist die Möglichkeit zur Mitgestaltung – für das Publikum vor Ort und für das Publikum Zuhause. Ein gut gemachtes hybrides Event ist für die Teilnehmenden an der Event-Location und für die digitalen Teilnehmer vor den Bildschirmen gleichermaßen spannend. Hybride Events sind dabei nichts grundlegend Neues. Den Begriff sowie einschlägige Fachbücher dazu gibt es bereits seit einigen Jahren. Allerdings hat der virtuelle Event-Part erst mit der Covid-19-Pandemie so richtig Fahrt aufgenommen.

Diese Events lassen sich gut hybrid veranstalten

Einige Veranstaltungen lassen sich durch ihren grundlegenden Charakter besser hybrid durchführen als andere. Paraden und Umzüge beispielsweise oder auch interne Veranstaltungen wie Teambuilding oder Mitarbeiterversammlungen lassen sich eher schwer hybrid umsetzen.

Leichter umsetzbar sind dagegen Tagungen, Konferenzen oder auch kleinere Meetings. Beiträge können an nicht anwesendes Fachpublikum übertragen werden und Feedback ist über Chats oder Schaltungen leicht zu realisieren.
Auch Produktpräsentationen und Messen lassen sich prima on- und offline darstellen. Redner, die nicht physisch anwesend sein können, können auf einer Leinwand zugeschaltet werden und Ausstellerbereiche können digital gestaltet werden. Zu guter Letzt eignen sich auch Festspiele und Kulturveranstaltungen gut für hybride Lösungen.

Hybride Live-Events – flüchtiger Trend oder Zukunft der Event-Branche?

Hybride Events sind ohne Frage das Trendthema der nächsten Monate. Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, die Art, wie wir miteinander kommunizieren, anzupassen. Viele Unternehmen haben aus dem Stand digitale Formate entwickelt, um mit Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Stakeholdern in Kontakt zu bleiben.

Jetzt können endlich auch wieder “echte” Veranstaltungen durchgeführt werden – allerdings oft noch in kleinerem Rahmen und mit strengen Hygieneauflagen. Für Veranstalter gibt es immer noch sehr wenig bis keine Planungssicherheit, Bestimmungen können sich jederzeit ändern.

Hybride Veranstaltungen sind deshalb gerade auf dem Vormarsch und liefern willkommene Lösungen für die Herausforderungen, mit denen unsere Branche aktuell konfrontiert ist. Sie bieten die Möglichkeit, Events trotz Kontaktbeschränkungen durchzuführen und sorgen dabei für eine gewohnt hohe Teilnehmerzahl.

Der Kreativität beim Einsatz neuer Technologien sind dabei kaum Grenzen gesetzt – alles, was über die reine Frontal-Vermittlung von Informationen hinausgeht, ist erlaubt. Hauptsache die Live-Veranstaltung wird durch die digitalen Elemente sinnvoll ergänzt.
Doch bleiben hybride Events nur ein vorübergehender Trend oder entwickeln sie sich zum neuen Standard in der Branche? Wir bleiben ganz klar dabei, dass echte Emotionen echte Erlebnisse brauchen. Dennoch erleichtern und bereichern Hybride Events die Zukunft von Konferenzen und Networking. In der heutigen Zeit sind Hybride Events Teil der zeitgemäßen Kommunikation. Und wir verraten Ihnen in diesem Blog-Artikel auch, warum.

8 Vorteile, die hybride Veranstaltungen auch in Zukunft bieten

Die Kombination aus Live-Veranstaltung und digitalen Elementen kann für Sie als Veranstalter viele Vorteile haben und den Teilnehmenden eine ganz neue Erfahrung bieten.

Hybride Events erreichen mehr Teilnehmer

Über die virtuelle Komponente erreichen Sie mit Ihrem Event wesentlich mehr Menschen – und teilweise auch ganz neue Zielgruppen. Während reine Live-Formate eingeschränkt sind, was die Teilnehmerzahl angeht – zum Beispiel durch die Größe des Veranstaltungsortes oder aktuelle Hygiene- und Sicherheitsauflagen – haben Sie online ein beinahe unbegrenztes Publikum.

Auch Menschen, die nicht vor Ort sein können, haben durch ein hybrides Veranstaltungsformat via Internet die Möglichkeit, teilzunehmen. So erhöhen Sie Ihre Reichweite und können das Potenzial Ihrer Veranstaltung voll ausschöpfen.

Zeit und Ort werden bei hybriden Events zur Nebensache

Menschen, Kunden oder Mitarbeiter aus aller Welt können an Ihrem Event ganz einfach online teilnehmen, ohne Reisezeit und -kosten investieren zu müssen. Zudem können Experten und Referenten ganz einfach zugeschaltet werden, wenn der volle Terminkalender wegen der langen Anreise keine persönliche Präsenz erlaubt.

Wenn Sie das Event aufzeichnen und zusätzlich nach der Veranstaltung online abrufbar machen, verbessern sie Ihre Sichtbarkeit außerdem nicht nur räumlich über geografische Grenzen hinweg, sondern auch zeitlich über den eigentlichen Event-Zeitpunkt hinaus. Das erschließt langfristig ein ganz neues Publikum.

Digital gilt als das neue Normal – und wird von Teilnehmern erwartet

Seit Covid-19 hat sich unser Leben noch mehr als zuvor auf den digitalen Raum ausgeweitet, zwischenzeitlich hatte es sich sogar beinahe vollständig verlagert. Dabei haben die Menschen gemerkt: Es funktioniert. Firmen zogen von heute auf morgen ins Homeoffice, Event-Formate fanden online statt. Viele Veranstalter haben dabei bewiesen, dass virtuelle Events durchaus spannend sein können.

All diese Entwicklungen in den letzten Monaten führen dazu, dass Menschen weiterhin ganz selbstverständlich erwarten werden, dass sie komplett oder mindestens in Teilen virtuell an Events teilnehmen können. Sie haben sich daran gewöhnt, dass sie selbst entscheiden können, auf welche Art und Weise sie bei einer Veranstaltung dabei sind.

Die Teilnehmenden werden entsprechend irritiert sein, sollten Veranstalter künftig keine virtuelle Teilnahme mehr ermöglichen – und auch Referenten werden sich möglicherweise fragen, ob sie wirklich für nur einen Vortrag quer durch die Welt reisen müssen.

Hygiene- und Abstandsregeln werden eingehalten

Wer wieder Live-Veranstaltungen durchführen möchte, der muss aktuell erst einmal ein gut durchdachtes Hygienekonzept vorlegen und darauf achten, dass alle Teilnehmer ausreichend Abstand halten. Das bedeutet, es können deutlich weniger Leute zu den Veranstaltungen kommen. Ist eine zusätzliche virtuelle Teilnahme möglich, sind automatisch weniger Live-Teilnehmer vor Ort, die Abstandsregeln können eingehalten werden und Ihr Event hat trotzdem eine hohe Reichweite.

Hybride Events sind nachhaltiger

Ein hybrides Event-Format reduziert den Reisebedarf. So sparen Sie als Veranstalter jede Menge CO2 ein. Auch das Müllaufkommen ist geringer und die Ressourcen vor Ort können sinnvoller genutzt werden. So lassen sich durch hybride Events auch bei den Themen Raum, Transport, Catering und Unterkünfte ordentlich Geld sparen, das dann zum Beispiel wieder sinnvoll in neue, kreative Ideen für das eigentliche Event-Erlebnis investiert werden kann.

Ein hybrides Event ist flexibler als eine reine Live-Veranstaltung

Es kann immer mal vorkommen, dass etwas Unvorhergesehenes passiert. So können sich zum Beispiel die pandemiebedingten Bestimmungen für Veranstaltungen kurzfristig ändern oder Teilnehmer können zeitlich oder ortsbedingt kurzfristig verhindert sein. Während das die Planer einer reinen Offline-Veranstaltung vor echte Probleme stellen würde, kann die virtuelle Komponente hybrider Events solche Dinge abfangen. Es gibt sozusagen immer einen Plan B.

Ein hybrides Event bietet neue technologische Möglichkeiten

Die Mischung aus Online-Event und Veranstaltung vor Ort bietet Chancen für einzigartige Erlebnisse. Neue Technologien helfen, die Verbindung zwischen den Teilnehmenden an der Event-Location und vor den Bildschirmen zu schaffen. Interaktive Online-Funktionen (z. B. Chats und Umfragen, Workshops oder virtuelle Messebereiche) ermöglichen den digitalen Teilnehmern, wirklich Teil der Veranstaltung zu sein und nicht nur zuzuschauen. Das Event wird von den Teilnehmenden dann tendenziell individueller und positiver wahrgenommen.
Zusätzlich können über eine Online-Plattform leichter Daten gesammelt werden, natürlich immer DSGVO-konform, die mehr Personalisierung und Automatisierung ermöglichen. Sie können mit diesen Daten zum Beispiel nachvollziehen, welches Thema für die Teilnehmer besonders interessant war oder welche Elemente besonders gut angekommen sind. Das Feedback können Sie bei der Umsetzung kommender Events dann direkt umsetzen und so das Teilnehmererlebnis verbessern.

Hybride Veranstaltungen sind attraktiver für Sponsoren

Die große Reichweite macht hybride Veranstaltungen auch für Sponsoren attraktiver. Denn diese sind nicht nur einmalig während des Events für die Teilnehmer vor Ort sichtbar, sondern auch für die digitalen Teilnehmer – und das durch Video-Aufnahmen auch noch lange nach dem eigentlichen Ereignis. Zusätzlich können hybride Veranstaltungen besonders gut via Social Media Reichweite erzeugen. Das eröffnet beim Sponsoring ganz neue Möglichkeiten.

Herausforderungen bei hybriden Events

Natürlich haben hybride Events nicht nur uneingeschränkt Vorteile. Auch einige potenzielle Nachteile sollten Planer im Zusammenhang mit dem neuen Event-Format im Blick behalten.

Höherer Aufwand bei der Veranstaltungsorganisation

Wer eine hybride Veranstaltung organisiert, organisiert im Grunde zwei Events zur gleichen Zeit. Das bedeutet einen erhöhten Ressourcen- und Planungsaufwand. Sie brauchen ein größeres Team, das sich einerseits um die Veranstaltung vor Ort und andererseits auch um den reibungslosen Ablauf im virtuellen Teil kümmert.

Technische Herausforderungen

Nicht nur die Inhalte für das Event müssen stimmen, auch die technische Umsetzung muss einwandfrei sein, damit die virtuellen Teilnehmer nicht aussteigen. Denn so leicht, wie man sich digital für eine Veranstaltung anmeldet, so leicht verlässt man diese auch wieder, wenn technisch etwas nicht klappt oder die Qualität von Bewegtbild und/oder Ton nicht passt.

Komplexere Abläufe

Dadurch, dass es verschiedene Möglichkeiten zur Teilnahme gibt, werden die Abläufe generell komplexer. Sie müssen bei der kompletten Organisation immer an beide Zielgruppen denken und diese einbinden. Alle Informationen und die Kommunikation müssen an beide Teilnehmergruppen angepasst werden. Außerdem müssen Sie Möglichkeiten finden, Offline- und Online-Teilnehmer sinnvoll miteinander zu verbinden sowie den Kontakt und Gelegenheiten zum Austausch herzustellen.

So wird Ihr hybrides Live-Event zum Erfolg

Alles, was Sie brauchen, damit Ihre hybride Veranstaltung ein Erfolg wird, sind im Grunde zwei Dinge: echte Emotionen und echte Erlebnisse. Das Letzte, was hybride Events sein sollten, ist langweilig. Sie sollten nicht einfach nur Informationen übermitteln.

Echte Emotionen transportieren – auch digital

Emotionen spielen im Marketing eine wichtige Rolle, etwa wenn neue Produkte eingeführt werden. Marketing-Events bieten dabei die Möglichkeit, Produkte und Botschaften nicht nur zu präsentieren, sondern die Geschichte dahinter erlebbar zu machen. Diese Emotionen und diese Geschichten, die sich mittels Live-Kommunikation ideal transportieren lassen, gilt es, in die digitale Welt zu übertragen und auch im Rahmen von hybriden Events zu vermitteln.

Stellen Sie bei hybriden Events deshalb Ihre Teilnehmer mit Interaktionen wie Live-Abstimmungen in den Mittelpunkt und sorgen Sie durch kleine, aber feine Live-Elemente wie individuelle, haptische Einladungskarten oder Food Delivery dafür, dass sich Kommunikation und Interaktion “echt” anfühlt. So aktivieren Sie die Teilnehmer und sie bekommen auch vor den Bildschirmen ein Gefühl dafür, welche Geschichte Sie mit der Veranstaltung erzählen möchten.

Unterstützung bei der Organisation

Um das umzusetzen und auch die zuvor genannten Herausforderungen zu meistern, hilft es, einen kompetenten Partner an Ihrer Seite zu haben, der Erfahrung hat und Sie von der Konzeption über die Planung und Umsetzung bis zur Nachbereitung begleitet.

Wie genau wir bei jens pelikan & friends nachhaltige Live-Event Formate mit digitalen Elementen kombinieren und erfolgreich hybride Events umsetzen, lesen Sie hier.