FIRMENJUBILÄUM PLANEN – DARAUF SOLLTEN SIE ACHTEN

Ihr Firmenjubiläum steht bevor und Sie wissen noch nicht genau, wie Sie bei der Planung vorgehen sollen?
Im Folgenden stellen wir Ihnen eine umfassende Checkliste zur Verfügung, gefolgt von häufig gestellten Fragen zur Planung eines Fimenjubiläums.

Mit unserem Leitfaden erhalten Sie schnell und unkompliziert die wichtigsten Werkzeuge, um Ihr Jubiläum erfolgreich in die Tat umzusetzen. Auch wenn Sie sich noch nicht konkret mit der Planung befassen möchten, sondern einfach nur in das Thema Jubiläum hineinschnuppern wollen, sind Sie hier goldrichtig.

Checkliste: Wie plane ich ein Jubiläum?

Der Rahmen: Budget und Zeitplan

Bei Jubiläumsfeiern ist es extrem wichtig, frühzeitig mit der Organisation zu beginnen. Vor allem Jubiläen stellen oft eine große Feierlichkeit dar und sollen nach Möglichkeit zu einem unvergesslichen Event für Ihre Mitarbeiter und Kunden werden.
Wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen organisieren, wird Ihnen bereits bekannt sein, dass das Budget ein äußerst wichtiger Punkt beim Kick Off Meeting ist.
Sprechen Sie sich mit Ihrer Geschäftsführung und den Kollegen aus dem Controlling ab, wie viel Geld vorgesehen ist. Unterbreiten Sie Ihrem Chef auch gerne bereits einen konkreten Vorschlag. Dieser wird bestimmt nach Möglichkeit auf Ihre Wünsche eingehen.
Unser Tipp: Je früher Sie mit der Planung des Firmenjubiläums beginnen, desto günstiger sind die Preise für Location und Catering.
Beziehen Sie auch etwaige Unabwägbarkeiten in Ihre Überlegungen zur Planung der Veranstaltung mit ein: Bei kurzfristigen Ausgaben, wie zum Beispiel für kleine Präsente für die Gäste oder Deko, müssen Sie mit einem Aufpreis rechnen.

Nun ein paar konkrete Punkte zur Erstellung des Zeitplans:
Wenn Sie Ihr Firmenjubiläum im kleineren Kreis feiern, sollten Sie etwa 6 bis 9 Monate im Voraus mit der Planung beginnen. Das heißt, Sie feiern mit bis zu 100 Mitarbeitern Ihres Unternehmens.
Sie planen eine große Jubiläumsfeier – wie beispielsweise ein 100-jähriges Jubiläum – mit all Ihren Mitarbeitern und vielleicht auch Geschäftspartnern?
Dann sollten Sie mit dem ‘Projekt’ Firmenjubiläumsfeier bereits 1 bis 2 Jahre vorher beginnen.

Die Organisation: Zuständigkeiten, Gästeliste, Termin & Location

Ihre Mitarbeiter aus dem Marketing übernehmen die Organisation der Feierlichkeiten?
Hier ist es wichtig, dass Sie den einzelnen Personen bestimmte Zuständigkeitsbereiche zuteilen.
Besprechen Sie die Möglichkeiten im Plenum und entscheiden Sie sich danach, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben erhält.
Sobald die Frage nach den Zuständigkeiten geklärt ist, können Sie sich der Gästeliste zuwenden.
Wer soll bei den Feierlichkeiten zum Erfolg der Firma mit dabei sein?
Ist die Jubiläumsfeier nur für Mitarbeiter gedacht oder sollen Geschäftspartner und Kunden ebenfalls eine Einladung zum Ereignis erhalten?
Am besten besprechen Sie direkt mit der Geschäftsleitung, welche Gäste eine Einladung zu dem besonderen Anlass erhalten sollen.
Bei der Planung Ihres Firmenjubiläums ist der wohl wichtigste Punkt, einen geeigneten Termin für die Feier zu finden. Natürlich ist es ideal am Tag des Jubiläums zu feiern, aber nicht selten kommen Wochenenden oder Feiertage in die Quere. Daher müssen Sie eventuell einen Ausweichtermin finden, der möglichst nahe am eigentlichen Jubiläum liegt.
Ein Freitagabend ist sehr empfehlenswert, denn die Gäste können danach ins Wochenende starten und müssen nicht bereits am nächsten Morgen wieder vor Ihrem Rechner sitzen.
Bei einer kleineren Feier mit weniger Personen kann auch ein Tag unter der Woche gewählt werden, wie beispielsweise ein Mittwoch- oder Donnerstagabend.
Am besten Sie entscheiden sich für zwei Varianten und fragen danach bei der gewünschten Location an.
Der passenden Location sollten Sie viel Aufmerksamkeit schenken. Denn diese definiert den Rahmen Ihres Events.
Treffen Sie Entscheidungen, was das Budget und die Gründe für die Feier betrifft:
Wenn Sie in Ihren eigenen Firmenräumlichkeiten feiern, müssen Sie bei der Planung weniger Geld in die Hand nehmen und können eine nette Feier im kleineren Kreis ausrichten.
Wenn Sie allerdings gerne Geschäftspartner oder Kunden beeindrucken möchten, dann sollte Ihr Unternehmen sich im besten Licht präsentieren. Das Event verspricht mit einer exklusiven Location ein großer Erfolg zu werden. Am besten holen Sie sich dazu Feedback von der Geschäftsleitung, damit alles in ihrem Sinne geschieht.

Einladungen versenden

Ihre nächste Aufgabe: Einladungen zum Firmenjubiläum versenden.
Sie haben zuvor bereits eine Gästeliste mit allen Kontakten erstellt. Nutzen Sie diese, um Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden einzuladen.
Es gibt verschiedene Wege, Ihren Gästen eine Einladung zukommen zu lassen:
Per E-Mail? Per Telefon? Oder Sie wählen doch lieber die klassische Variante und versenden hochwertige Einladungskarten.
Tipps: Achten Sie darauf, umweltfreundliches Papier zu benutzen und stellen Sie sicher, dass die Einladung auf jeden Fall folgende Punkte enthält:

• Name des Empfängers
• Anlass
• Termin
• Adresse der Location, gegebenenfalls mit Anfahrtsskizze oder Beschreibung
• besonderer Anreiz fürs Kommen
• Angaben dazu, ob es erlaubt ist, eine Begleitung oder Kinder mitzunehmen
• Falls Abendgarderobe erwünscht ist, sollten Sie unbedingt einen Dresscode für das Event festlegen
• Bitte um Rückmeldung inklusive Frist und Telefon oder E-Mail-Adresse für die Rückmeldung

Ein Programm festlegen: Moderation, Musik & Unterhaltung

Der Ablauf der Feierlichkeiten ist ebenfalls eine wichtige Kategorie in Ihrer Checkliste.
Stellen Sie sicher, dass folgende Programmpunkte auf jeden Fall in Ihre Jubiläumsfeier integriert sind:

• Empfang
• Eröffnungsrede der Geschäftsführung
• Firmenrückblick oder ein Rückblick auf die Zeit seit dem letzten Jubiläum sowie Ausblick auf künftiges Bestehen
• Dank und Lob an alle Mitwirkenden

Um der Veranstaltung einen roten Faden zu verleihen, können Sie außerdem die Firmengeschichte mit wichtigen Meilensteinen vorstellen, eine Fotowand mit witzigen Accessoires aufstellen, passende Musik organisieren (beispielsweise einen DJ oder eine Band, wenn auch getanzt werden soll oder ein klassisches Quartett für eine gediegenere Atmosphäre). Über professionelle Fotos freuen sich Ihre Gäste bestimmt, also organisieren Sie auf jeden Fall auch einen Fotografen.
Wenn das Ziel der Veranstaltung einen wohltätigen Zweck hat, können Sie auch eine Charity-Aktion starten und Spenden sammeln. Oder Sie integrieren ausgefallenere Programmpunkte, wie beispielsweise eine Koch- oder Tanzshow. Ein anderes Beispiel wäre eine exklusive Pyro-Show oder ein Feuerwerk.
Seien Sie kreativ und verlassen Sie sich auf die Offenheit Ihrer Gäste. Etwas Außergewöhnliches kommt garantiert gut an!
Wenn Sie von der Geschäftsführung bestimmte Vorgaben haben, sollten Sie natürlich darauf achten, den Rahmen nicht zu sprengen. Bieten Sie Ihrem Chef doch noch eine andere Variante zur Auswahl, was den Ablauf betrifft!

Partner suchen: Technik, Catering & Eventagentur

Auch  wenn Ihr Unternehmen das Firmenjubiläum gerne ganz alleine auf die Beine stellen würde, lohnt es sich, Partner mit ins Boot zu holen.
Schenken Sie der Bewirtung viel Aufmerksamkeit, denn sie ist mit das Wichtigste auf einer Feier wie einem Jubiläum.
In einem Ratgeber oder online finden Sie schnell auf Firmenfeiern spezialisierte Catering-Agenturen und können sich über Social Media bereits ein Bild machen, welche Spezialitäten die Agentur hat.
Buchen Sie am besten ein Full-Service Angebot. Das heißt, die Agentur stellt die entsprechenden Servicekräfte bereit und Geschirr und Getränke ebenfalls.
Nehmen Sie auf jeden Fall Rücksicht auf Vegetarier und Veganer unter Ihren Gästen und machen Sie sich Gedanken, falls einige Ihrer Gäste aus einem anderen Kulturkreis stammen. Wie können Sie diese ebenfalls zu ihrer vollsten Zufriedenheit bewirten?
In manchen Fällen ist es auch ratsam, eine Agentur für die ganze Technik einzubinden.
Sie wünschen sich einen Blick für Details?
Dann sollten Sie überlegen, eine Eventagentur zu beauftragen. Diese hat höchstwahrscheinliche bereits viele Projekte wie Ihre Feier gestemmt und sich vielleicht sogar auf Firmenjubiläen spezialisiert. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite ist es leichter, das Jubiläum zu einem unvergesslichen Event für alle Beteiligten zu machen.

Passende Deko für das Firmenjubiläum wählen

Sie möchten Ihrer Feier das gewisse Etwas verleihen?
Eine außergewöhnliche Dekoration kann der Grund sein, warum sich Ihre Gäste noch lange an Ihre Veranstaltung erinnern werden.
Sie verwandeln den Saal in einen Ballsaal? Oder stellen Schokoladenbrunnen auf? Ihre Gäste werden es lieben, ein Foto in solch einer besonderen Umgebung zu machen.
Mit der richtigen Dekoration können Sie Ihrer Veranstaltung definitiv das “Sahnehäubchen” aufsetzen!

Firmenjubiläum planen – häufige Fragen

Was ist ein Jubiläum?

Ein Jubiläum bedeutet “Jahrestag”, “Ehrentag” oder “Gedenktag”. Es ist also ein feierliches Ereignis anlässlich eines wiederkehrenden Datums.

Wann werden Jubiläen gefeiert?

Jubiläen werden meistens bei Geburtstagen, Hochzeiten oder Firmengründungen gefeiert. Oft wird ein solches Ereignis genutzt, um das Unternehmen finanziell positiv hervorzuheben, im besten Fall durch eine Kolumne in der Tages- und Fachpresse oder sogar einen Beitrag im Fernsehen.

Gibt es einen Grund, Firmenjubiläen zu feiern?

Eine größere Feierlichkeit auszurichten, bedeutet automatisch Werbung für das Unternehmen und ist nützlich, um neue Kontakte zu knüpfen und bestehende aufzufrischen.
Ein Firmenjubiläum stärkt die eigene Marke, weil es die Zielgruppe emotionalisiert. Wenn sich ein Unternehmen bereits vor Jahren oder gar Jahrzehnten am Markt etabliert hat, verbinden die Kunden meist sehr persönliche Erinnerungen mit der Marke.
Ihre Feier kann also zur Branding-Strategie werden!
Es bietet der Firma die Möglichkeit, sich persönlich bei den Kunden vorzustellen und kann zu einer Interaktion mit der Marke führen.
Das Ergebnis: erhöhtes Engagement in den Sozialen Medien, stärkere Kundenbindung, steigende Umsätze und eine positiv aufgeladene Marke.

Was kann man zum Firmenjubiläum machen?

Sie können Ihr Jubiläum zu einem kreativen und inspirierenden Event machen.
Wie wäre es mit einem frischen Branding?
Oder Sie feiern einfach die Leute, die Ihre Firma zu dem machen, was sie ist: Ihre Mitarbeiter! Wie wäre es mit einem Teambuilding-Event für die ganze Belegschaft?
Gleichzeitig sollte die Zielgruppe auf jeden Fall auch mit einbezogen werden. Bieten Sie beispielsweise in den Sozialen Medien Überraschungsaktionen und Gewinnspiele an.