Es gibt kein schöneres Vergnügen als einen Menschen dadurch zu überraschen, dass man ihm mehr gibt, als er erwartet hat.
Damit auch Sie dieses Vergnügen erleben und Ihre Gäste restlos begeistern und damit auch Ihr Image steigern, brauchen Sie für Ihr Event ein gelungenes Teilnehmermanagement. Ob live, hybrid oder wie in Zeiten von Corona virtuell – für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Und genau darum ist es so wichtig im Eventmanagement die Teilnehmer in den Fokus zu stellen. Wie hilft Ihnen ein professionelles Teilnehmermanagement dieses Ziel zu erreichen?

Definition: Was ist Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement (andere Begriffe hierfür sind Gästemanagement oder Besuchermanagement abhängig vom Veranstaltungsformat) ist ein Teilbereich des Eventmanagements, das sich um die komplette Teilnehmer-Reise – vom ersten bis zum letzten Eindruck – kümmert.
Das beinhaltet die Verwaltung der Teilnehmerdaten, die Kommunikation zwischen Veranstalter und Gästen, sowie die Auswertung der Daten am Ende des Events.

Was gehört außerdem noch dazu? Brauchen Sie dafür eine Software? Und warum kann man sagen, dass die Betreuung Ihrer Teilnehmer das Wichtigste für den Erfolg Ihres Events ist?

Welche Funktion erfüllt ein Teilnehmermanagement?

Die Vorfreude auf das Gute ist ein Teil des Genusses
Um die Vorfreude Ihrer Teilnehmer schon vor der Veranstaltung schrittweise steigern zu können, benötigen Sie ein Gästemanagement, das alle Prozesse zwischen Gästen und Veranstalter ansprechend und komfortabel abwickelt. So fühlen sich Ihre Besucher schon vor dem eigentlichen Event willkommen und bestens betreut.

Gerade bei reinen Online-Events, wie sie in Zeiten von Corona stattfinden, ist dies wichtiger denn je, denn der physische persönliche Kontakt fehlt, was die Anforderungen an die Kommunikation erhöht. Ziel ist es mit Ihren Gästen bereits vor dem Event so in Kontakt zu stehen, dass sie sich mit Ihrem Unternehmen verbunden fühlen und den Spirit des Events spüren.
Kurz gesagt: Ihr Teilnehmermanagement ist das Aushängeschild Ihrer Veranstaltung und beeinflusst somit erheblich die Außenwirkung.

Bevor jedoch das Team aus dem Einladungsmanagement tatsächlich das erste Mal Kontakt zu Gästen aufnimmt, muss zunächst das Event-Konzept stehen und die entsprechende Timeline erarbeitet werden. Eine Plattform, die diese Prozesse des Teilnehmermanagements abbildet, ist sinnvoll. So werden Daten schnell aktualisiert und übersichtlich dargestellt, was die Organisation und Koordination vereinfacht, weil alle stets up to date gehalten werden.

Und Sie als Unternehmen profitieren zusätzlich nach der Veranstaltung davon, ein Reporting zu erhalten, in dem alle wichtigen Daten ausgewertet sind. So können Sie den Erfolg Ihres Events messen und in Zukunft Ihr Budget und Ihre Ressourcen besser verwalten.

Je nach Event können Sie unterschiedliche Funktionen einer Software für Ihr Teilnehmermanagement nutzen. Damit Ihr Dienstleister das Tool auf Ihre Bedürfnisse einrichten kann, dürfen die folgenden Informationen nicht fehlen.

Fahrplan-Fragen für das Teilnehmermanagement

Je nach Veranstaltung kann ein Teilnehmermanagement mehr oder weniger umfangreich sein. Für den perfekten Fahrplan, sind folgende Details zur Planung zu klären:
  • Welche Art von Veranstaltung planen Sie?
  • Präsenz-Veranstaltung, virtuell oder hybrid?
  • Wann und wo findet das Event statt?
  • Wie viele Teilnehmer?
  • Wie lange möchten Sie die Veranstaltung durchführen? Ist die Veranstaltung auf eine Stunde begrenzt oder soll sie über mehrere Tage stattfinden?
  • Wie ist die Anreise der Besucher geplant?
  • Werden entsprechende Unterkünfte mit angeboten?
  • Ist eine Abfrage von Allergien und Ernährungsgewohnheiten nötig?
  • Wie viel Budget ist für das Gästemanagement vorgesehen?
  • Warum planen Sie dieses Event? Was ist die Botschaft für Ihre Teilnehmer?
  • Fragen rund um das Design (um Namensschilder etc. passend zu gestalten)
Aus diesen Fragen wird ein zeitlicher Ablauf erarbeitet, der ausreichend Vorlauf sichert, um hektische Last-Minute-Aktionen zu vermeiden. So können sich die Teilnehmer ausreichend auf das Event freuen und werden gleichzeitig rechtzeitig erinnert, so dass sie es garantiert nicht verpassen.

Die Bestandteile eines erfolgreichen Teilnehmermanagements teilen wir in mehreren Phasen auf.

Die Phasen des Teilnehmermanagements

Phase 1: Vor der Veranstaltung

Phase 2: Während der Veranstaltung

Phase 3: Nach der Veranstaltung

Phase 1 der Teilnehmerkommunikation: Konzept und Versand der Einladungen

Unabhängig davon, ob Sie für Ihre Veranstaltung eine außergewöhnliche Location gebucht haben oder ein Online-Event organisieren, alles lebt von den Teilnehmern. Umso schöner, dass es jetzt mit dem Einladungsmanagement los geht.

Mit dem Einladungsmanagement neugierig machen in 5 Schritten:

Die Neugier hat mich hierher getrieben

Schaffen Sie es mit Ihrer Einladung Neugier zu wecken, dürfen Sie sich über viele Anmeldungen und entsprechende Teilnehmerdaten freuen. Diese sind auch nach dem Event noch sehr wichtig für Ihr Unternehmen. Aber wie lösen Sie diese Neugier aus?

Schritt 1: Wählen Sie das Design und Format für Ihre Einladung

Format Beispiele:
  • Video
  • Bild
  • Ton
Design Details wie:
  • Motto des Events
  • Visual Key
  • Umfang der Informationen definieren (Rahmen, Ort, Zeit, Zweck der Veranstaltung)
  • Wie erfolgt die Teilnehmer-Registrierung bzw. was sind die nächsten Schritte?

Schritt 2: Wie möchten Sie die Einladung versenden?

Beispiele für Medien, zur Verbreitung der Einladung:
  • Per E-Mail
  • Per Post
  • Per Social Media Direct Message
  • Öffentlich per Social Media Post
  • Telefonisch (eventuell auch nur teilweise bei VIP Kunden)
  • Anzeigen

Schritt 3: Mit einem Reminder an Ihr Event erinnern

Wer kennt es nicht? Wenn man ein Event nicht sofort zusammen mit einer Erinnerungs-Glocke versehen eingetragen hat, dann ist es zwischen den verschiedenen Alltags -und Business-Aufgaben schnell mal vergessen.
Ihren Teilnehmern geht es dank eines exzellenten Teilnehmermanagements nicht so. Sie beugen dem Vergessen mit passenden Remindern vor. Gleichzeitig sorgen diese zusätzlichen Informationen dafür, dass andere, die sich dieses Event unter Vorbehalt vorgemerkt haben, ihr “vielleicht” in ein definitives “yes!” umwandeln.

Denn:

Schöne Erinnerungen machen Mut

Und genau so macht eine Event-Erinnerung auch Mut einfach teilzunehmen.

Schritt 4: Großartiges Teilnehmermanagement heißt: Der Anmelde-Prozess muss einfach sein!

Verschrecken Sie Ihre Gäste nicht mit einem komplizierten Prozess! Die Online Registrierung sollte schlank gehalten werden und gleichzeitig ermöglichen der Teilnahmebestätigung ganz leicht ein +1 oder +2, Allergien und Sonderwünsche hinzuzufügen.
Je nach dem, sollte hier auch die Auswahl der verschiedenen Teilnehmerkategorien möglich sein. Beispielsweise: Wer nimmt vor Ort teil, wer möchte sich gerne online zuschalten?

Schritt 5: Gutes Teilnehmermanagement beugt dem Rätselraten Ihrer Gäste vor

Mit gutem Service beantworten Sie die Fragen Ihrer Gäste, bevor sie sie stellen:
  • Tipps zur Anfahrt
  • Parkmöglichkeiten
  • Dresscode
  • Catering
  • Übernachtungsmöglichkeiten
  • Netiquette für Online-Events
Eventuell bietet es sich auch an ein FAQ direkt auf der Event-Seite einzustellen. So zeigen Sie, dass Sie bei der Organisation schon an alles gedacht haben und sich Ihre Teilnehmer absolut wohlfühlen dürfen. Das ist vor der Veranstaltung so und steigert sich in Phase 2.

Phase 2: Teilnehmermanagement während der Veranstaltung

Die Aufregung steigt, endlich ist es soweit und die Gäste kommen.

Check in / Einlass

Es gibt zahlreiche digitale und manuelle Lösungen den Check in zu organisieren. Digitale Lösungen helfen dabei, sowohl den Eventmanager als auch das Einlass-Team immer Up-to-date zu halten. Zudem erfreuen sich die QR-Codes in der Geschäftswelt großer Beliebtheit. Kein Ausdrucken von Tickets mehr und das Smartphone ist sowieso immer dabei. Der Check in geht via Scann extrem schnell.

Betreuung der Teilnehmer während des Events

Sie können Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung entweder persönlich an den dafür eingerichteten Countern oder via App auf dem Laufenden halten. Des weiteren bietet Ihnen eine App die Möglichkeit zur Live-Kommunikation. Versenden Sie Push-Nachrichten, sobald sich etwas ändert, sich die Busfahrt verzögert oder ähnliches.

Oder nutzen Sie die App, um den Vortrag interaktiv zu gestalten, indem Teilnehmer an Umfragen mitmachen dürfen und die Ergebnisse auf die Leinwand projiziert werden, wodurch insgesamt ein größeres Team-Gefühl entsteht. So können die Teilnehmer auch Fragen direkt an die Referenten stellen.
Ein weiteres Feature dieser Software ist das Matchmaking. Dadurch geben Sie auf Ihrer Veranstaltung noch mehr Raum fürs Netzwerken, denn Personen mit hoher Interessen-Übereinstimmung werden einander vorgeschlagen. Und nicht nur das, es wird ihnen auch erleichtert zur gleichen Zeit am gleichen Ort zu sein, denn sie können direkt Termine untereinander ausmachen. Das ist besonders spannend bei hybriden Events, denn dieses Matchmaking verbindet auch aktiv Online- und Live-Teilnehmer.

Phase 3: Teilnehmermanagement nach dem Event ist vor dem Event

Der erste Eindruck zählt und der letzte bleibt

Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, ist die Kommunikation nach dem Event entscheidend. Zeigen Sie auch nach dem Event, in einem Follow up, Ihre Wertschätzung für Ihre Gäste, in dem Sie um Feedback bitten. Geschieht dies mithilfe eines Online-Formulars, wird die Auswertung umso einfacher. So können Sie Maßnahmen zur Verbesserung Ihres nächsten Events ableiten.

Und sagen Sie Ihren Teilnehmern “Danke”. Das steigert nicht nur die Bereitschaft das Feedback-Formular auszufüllen, sondern rundet vor allem die emotionale Reise Ihrer Teilnehmer ab.

ROI des Events und Maßnahmen für die nächste Eventplanung

  • Hat sich Ihr Event rentiert?
  • Wie hoch war der Return of Investment?
  • Welche Maßnahmen für die nächste Eventplanung ergeben sich aus dem Feedback der Kunden?
  • Wie verhielten sich die Teilnehmer ab dem Zeitpunkt der Einladung bis zum Event (Attendee Journey)? Und wie können wir diese Reise weiter verbessern?
Die drei Phasen eines Teilnehmermanagements, in denen Ihre Gäste dort abholt werden, wo sie stehen und bis zuletzt begleitet werden, erfordert Erfahrung und den cleveren Einsatz eines Online-Tools. So gehen keine wichtigen Informationen und Daten verloren und alles läuft wie am Schnürchen.

Zusammenfassend folgendes:

Teilnehmermanagement das Wichtigste für Ihr On- und Offline-Event

Der erste Eindruck zählt und der letzte bleibt! Damit all Ihre Gäste auch nach dem Event, auf Social Media, weiter über Ihr Unternehmen reden, dafür sorgt ein exquisites Teilnehmermanagement. So knüpfen Sie neue Kontakte und stärken Ihre bestehenden!