Ein Firmenevent planen:
Die 6 besten Tipps von echten Experten

Das Jahr 2023 bietet eine Fülle von Möglichkeiten, wenn es um die Organisation von Events geht. Denn jetzt – nach Corona – ist wieder alles möglich. Und obwohl sich digitale Live-Events und auch hybride Events mittlerweile fest etabliert haben, sind persönliche Firmenevents immer noch am beliebtesten.

Doch was tun, wenn viele Locations bereits ausgebucht sind und generell ein Mangel an Räumlichkeiten herrscht? Da die Nachfrage größer ist als das Angebot, steigen auch die Preise stark an und alles wird teurer: die Location an sich, aber auch das Catering und das Personal. Viele Veranstalter müssen zudem aus Inflationsgründen die Preise erhöhen.

Wie kann man trotzdem ein Firmenevent planen, welches das Budget nicht völlig sprengt und trotzdem ein voller Erfolg für alle Beteiligten ist? Keine Sorge, wir haben die 6 besten Tipps und Ideen für die Organisation von Firmenfeiern nach Corona für Sie zusammengestellt!

Warum sind Firmenevents für Mitarbeiter wichtig?

Firmenevents sind für alle Mitarbeiter wichtig, da sie äußerst positive Auswirkungen auf die einzelnen Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes haben können. Ein Schlüsselbegriff in diesem Zusammenhang ist das „Feel-Good-Management“, das darauf abzielt, die Arbeitszufriedenheit aller Mitarbeiter zu verbessern. Eine tolle Firmenveranstaltung kann dazu beitragen, indem sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, Kontakte zu knüpfen, Freundschaften zu schließen und gemeinsam Spaß zu haben.

Die Mitarbeiterbindung ist ein weiterer wichtiger Aspekt im Zusammenhang mit Firmenevents. Hohe Fluktuationsraten können für Unternehmen kostspielig sein, da diese Zeit, Geld und Produktivität kosten. Durch die Organisation von Firmenveranstaltungen, die das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern fördern, können Unternehmen dazu beitragen, eine positive Arbeitsplatzkultur zu schaffen und so die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter zu stärken.

Darüber hinaus können Firmenveranstaltungen auch die Kommunikation und Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern verbessern. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich außerhalb ihrer üblichen Arbeitsaufgaben auszutauschen, sind sie häufig eher bereit, neue Ideen und Perspektiven zu teilen, was zu mehr Innovation führen kann.

Insgesamt sind Firmenveranstaltungen für alle Mitarbeiter wichtig, da sie dazu beitragen,

  • das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern,
  • die Mitarbeiterbindung zu verbessern
  • und eine positive Arbeitsplatzkultur zu fördern.

Was kann man bei einer Firmenfeier alles machen?

Firmenveranstaltungen können verschiedenste Formen annehmen und sollten auf die Bedürfnisse und Interessen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zugeschnitten sein. Hier sind einige der neuesten Trends und Ideen für Aktivitäten, die sich in eine Firmenfeier integrieren lassen:

  • Virtual Reality: Immer mehr Unternehmen integrieren Virtual Reality-Erlebnisse in ihre Events und ermöglichen es ihren Mitarbeitern, in einzigartige und spannende Erlebnisse einzutauchen.
  • Teambuilding-Aktivitäten: Aktivitäten, die Teamwork und die Zusammenarbeit fördern, sind eine gute Möglichkeit, positive Beziehungen zwischen den Mitarbeitern aufzubauen. Teambildende Aktivitäten können beispielsweise Schnitzeljagden oder auch Escape Rooms sein.
  • Live-Musik: Live-Musik kann eine festliche Atmosphäre schaffen und die Mitarbeiter unterhalten. Die Musikauswahl lässt sich dabei leicht an die Vorlieben der Mitarbeiter oder an das Thema der Veranstaltung anpassen.
  • Speisen und Getränke: Die Bereitstellung von Speisen und Getränken findet bei Firmenveranstaltungen meist großen Anklang. Unternehmen können einzigartige kulinarische Erlebnisse wie Kochkurse, Weinverkostungen oder Mixology-Kurse anbieten.
  • Outdoor-Aktivitäten: Outdoor-Aktivitäten wie Picknicks, Grillabende und Sportveranstaltungen sind ebenfalls eine sehr gute Möglichkeit, die Mitarbeiter zu begeistern.

Insgesamt geht es bei Betriebsfeiern vor allem darum, einzigartige und unvergessliche Erlebnisse für die Mitarbeiter zu schaffen,

  • die Teamwork,
  • eine positive Einstellung
  • und Spaß fördern.

Firmenevent planen: Checkliste

Eine erfolgreiche Firmenfeier zu planen ist nicht immer einfach, aber mit guter Vorbereitung und Liebe zum Detail kann sie zu einem wirklich lohnenden Erlebnis werden, das bei ihren Mitarbeitern bleibende Erinnerungen schafft. Am besten geht man bei der Eventplanung in einzelnen Schritten vor.

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie bei der Planung Ihrer Firmenfeier beachten sollten:

  1. Ziel und Budget festlegen: Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie das Ziel der Feier und das verfügbare Budget festlegen. Zu den Zielen können beispielsweise die Teambildung oder die Feier von Firmenjubiläen gehören. Das Budget bestimmt den Umfang der Party und die Art der Aktivitäten, die man durchführt.
  2. Veranstaltungsort wählen: Die Location der Feier ist ein äußerst wichtiger Faktor. Sie sollte gut zugänglich und geräumig sein und über geeignete Ausstattung verfügen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes die Anzahl der Teilnehmenden, die Art der geplanten Aktivitäten und das Thema der Party.
  3. Für ein Thema entscheiden: Ein Thema kann einer Firmenfeier ein zusätzliches Element der Unterhaltung verleihen. Achten Sie bei der Wahl des Themas am besten auf die Interessen der Mitarbeiter, den Anlass und die allgemeine Unternehmenskultur.
  4. Aktivitäten planen: Sämtliche Aktivitäten sollten ansprechend und dem Thema sowie den Teilnehmenden angemessen sein. Ziehen Sie Spiele, Unterhaltung sowie Speisen und Getränke in Betracht. Achten Sie auf eine ausgewogene Mischung aus Aktivitäten, um die Mitarbeiter zu beschäftigen und zu unterhalten.
  5. Anbieter beauftragen: Je nach Art und Umfang des Firmenevents müssen Sie möglicherweise Anbieter wie Caterer, Entertainer und Veranstaltungsplaner engagieren. Informieren Sie sich über mögliche Anbieter, lesen Sie Bewertungen und vergleichen Sie die Preise, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
  6. Einladungen versenden und Rückmeldungen verwalten: Versenden Sie rechtzeitig Einladungen an die Teilnehmenden und geben Sie dabei alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit, Ort und Dress Code an. Verwalten Sie die Rückmeldungen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Anzahl an Personen für das Catering und andere Aktivitäten haben.
  7. Logistik planen: Logistikfragen wie Transport, Parken und Sicherheit sollten Sie bereits im Voraus sorgfältig planen, um einen reibungslosen und sicheren Ablauf des Firmenevents zu gewährleisten.
  8. Nachbereiten: Sprechen Sie nach der Party mit den Teilnehmenden, um Feedback einzuholen und Verbesserungen für künftige Veranstaltungen vorzunehmen.

Betriebsfeier planen: 6 Experten-Tipps

Sie suchen noch weitere Tipps von echten Experten? Unsere Checkliste rund um das Thema Firmenfeier planen bietet bereits gute Anhaltspunkte für den Anfang. Zusätzlich haben wir unsere besten Experten-Tipps zusammengestellt, um unsere Erfahrungen mit Ihnen zu teilen.

1. Kosten für das Firmenevent senken

Steigende Inflation bei gleichzeitig hoher Nachfrage treibt die Veranstaltungskosten in die Höhe. Viele Unternehmen müssen daher ihre Ausgaben für Firmenevents erhöhen. Um hier effizient zu wirtschaften, können Betriebe wie folgt vorgehen:

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über all Ihre Events und finden Sie heraus, wo Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen möglich sind.
  • Steht zum Beispiel ein Großereignis wie das Firmenjubiläum an, könnten Sie die Weihnachtsfeier etwas weniger aufwendig gestalten.

2. Eine hochwertige Location für das Firmenevent finden

Live-Events sind wieder äußerst gefragt. Die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen bedeutet aber auch, dass die Nachfrage nach Veranstaltungsorten stark ansteigt. Um eine hochwertige und dennoch erschwingliche Location zu finden, sind folgende Tipps zu beachten:

  • Planen Sie frühzeitig. Je früher Sie anfangen, desto einfacher ist es, einen geeigneten Veranstaltungsort zu finden.
  • Holen Sie verschiedene Angebote ein und vergleichen Sie die einzelnen Locations genau auf ihr Preis-Leistungs-Verhältnis.

3. Wellness in das Firmenevent integrieren

Viele Unternehmen achten zunehmend auf die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter. 4-Tage-Wochen und ein In-House Wellness-Angebot sind keine Seltenheit mehr. Dies lässt sich auch sehr gut auf Firmenevents übertragen:

  • Gerade wenn es sich um eine anstrengende Konferenz oder Tagung handelt, sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu entspannen oder auch zurückzuziehen.
  • Hier bieten sich zum Beispiel Ruheräume oder Wellness-Hubs mit Angeboten wie Yoga und Massagen an.

4. Diverse und inklusive Firmenevents planen

Initiativen für mehr Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion nehmen zu. Dazu gehört auch die Organisation von Firmenveranstaltungen, die inklusiv und für alle zugänglich sind:

  • Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie Veranstaltungsorte wählen, die komplett barrierefrei sind.
  • Oder Sie engagieren vortragende Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und bieten den Teilnehmenden die Möglichkeit, online an der Veranstaltung teilzunehmen.

5. Remotees in Firmenevents einbeziehen

Die Pandemie hat unsere Arbeitsweise verändert. Viele Unternehmen haben hybride Arbeitsformen oder Remote-Arbeit eingeführt. Daher wird es immer wichtiger, Menschen an verschiedenen Standorten zusammenzubringen. Dies kann durch gute Firmenveranstaltungen stark beeinflusst werden:

  • Workations oder Kennenlern-Events mit der gesamten Belegschaft können das Arbeitsklima äußerst positiv beeinflussen.
  • Wer nicht persönlich anreisen kann oder will, sollte durch Online-Events oder -Zuschaltungen trotzdem eingebunden werden.
  • Bei einigen Veranstaltungsformaten können auch hybride Events sinnvoll sein.

6. Mit den richtigen Partnern zusammenarbeiten

Aufgrund von Personalknappheit und den heutzutage oft komplexen Eventanforderungen (zum Beispiel durch die Einbindung von Remotees) müssen sich die Organisatoren von Firmenevents häufig auf externe Dienstleister und Partner verlassen:

  • Mit den richtigen Partnern zusammenzuarbeiten, bedeutet weit mehr, als eine geeignete Location oder ein passendes Catering zu finden. Es geht darum, Erlebnisse zu schaffen, die allen Beteiligten nachhaltig in Erinnerung bleiben.
  • Professionell konzipiert, geplant, durchgeführt und nachbereitet, erreichen unsere Events die Köpfe und Herzen Ihrer Zielgruppe.

Ein Firmenevent planen: Unser Fazit

Firmenfeiern sind seit 2023 wieder komplett vor Ort und live möglich. Mittlerweile haben sich auch andere Veranstaltungsmöglichkeiten und verschiedenste Kombinationen etabliert. Um die beste Lösung für die eigene Firmenveranstaltung zu finden und tolle Events (wie zum Beispiel ein schönes Sommerfest, eine stimmungsvolle Weihnachtsfeier, ein Seminar oder auch ein Jubiläum) zu organisieren, gilt es einige Rahmenbedingungen zu beachten.

Tipp: Lesen Sie in unserem Blog alles über Coporate Events und informieren Sie sich noch genauer über die verschiedenen Möglichkeiten und Anforderungen im Event-Bereich!

Vor allem der Mangel an Locations und die steigenden Preise machen es im Moment vielen Unternehmen schwer, außergewöhnliche Events für ihre Mitarbeiter zu planen und durchzuführen. Unsere Eventagentur hilft Ihnen, alle Hürden bei der Planung Ihres Events zu meistern.

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